Buenas tardes a tod@s, durante el
fin de semana ha habido actividad intensa en la NAVE CONTRATA mediante nuestro
grupo de whatsapp.
La NAVE CONTRATA después valorar,
discutir y dar vueltas y vueltas a los
posibles proyectos por parte de los componentes del equipo (Bárbara Marqués
Domingo y Antònia Tomàs Galmés) eso si con un tripulante menos (Àgueda Mir
Pons) hemos decido finalmente continuar con el proyecto de creación de un
portal de contratación autonómico en la Comunidad Autónoma de las Islas
Baleares así como la formación de los usuarios en la utilización de acuerdo con
los criterios de selección que hicimos en la tarea 1.
Consideramos que es un proyecto
que agilizará en cuanto a trámites, plazos y demás de forma considerable la
enredosa contratación administrativa, que cómo sabéis está hecha un desastre
con tantos cambios normativos.
Con el proyecto iniciado queremos
garantizar entre otros, los principios de libre acceso a la licitación; los
principios de publicidad y transparencia del procedimiento de contratación; y
el principio de igualdad de trato. Así mismo, buscamos la aplicación del
principio de eficiencia en el gasto público, de manera que se haya definido
previamente la necesidad a cubrir, garantizar plenamente la competencia entre
los licitadores, y sobre todo acertar en la selección de la oferta
económicamente más ventajosa para la administración.
Es muy necesario poner orden al
caos que tenemos en las administraciones públicas puesto que la actividad de
contratación de las administraciones genera un gran volumen de trabajo a los
empleados públicos y también a los operadores externos y de gasto público. Según
el Observatorio de Contratación Pública que nació en el año 2011, señala que la
contratación pública representa alrededor de 20 % del PIB de España.
Nuestra intención es adecuar a la
administración de los estándares mínimos establecidos desde el ámbito
comunitario europeo, con una apuesta clara por el cumplimiento de los principios
recogidos por las directivas en materia de contratación y una apuesta firme por las TICs como medio que facilita la
publicidad y transparencia de la actividad contractual, la igualdad de trato a
los operadores económicos y el libre acceso a las licitaciones, así como la
promoción de la participación ciudadana en dicha actividad pública.
Durante el proceso de reflexión
un miembro de nuestro NAVE CONTRATA proponía reconducir el proyecto añadiendo
otro elemento innovador, pero tras la discusión en grupo se rechazo la
propuesta, pues se consideraba que abarcando tantos elementos dentro de un
proyecto podría conducirnos al fracaso.
En conclusión, decidimos que
visto que es el primer proyecto serio de nuestras vidas en cuanto a la mejora
de la organización administrativa así lo dejamos, con el proyecto inicial
consensuado por el equipo, si bien con un tripulante menos en nuestra NAVE
CONTRATA. La compañera Àgueda Mir Pons ha abandonado la NAVE.
Esperemos que nuestras
reflexiones no lleven por el buen camino. Aquí os dejo el enlace a nuestra presentación:
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
(Project charter)
Identificación
El nombre del proyecto es el de “Gestión en la Contratación Pública”,
al cual lo hemos identificado con un el siguiente nombre corto: “Proyecto
CONTRATA”.
Descripción
Como resultado de la aplicación de los criterios de
ponderación el Proyecto CONTRATA consta
de un proyecto interno que consiste en la creación de un portal de contratación autonómico
y un proyecto externo ligado a éste: la formación a los nuevos usuarios en la
utilización de la aplicación informática a través de la cual se gestionará el
portal de contratación autonómica.
Los dos proyectos están muy ligados entre sí. El desarrollo de
ambos agilizará y dará mayor transparencia a la gestión de la contratación en
el ámbito de la Comunidad Autónoma.
Justificación
Las razones del porqué creemos que este proyecto puede
resultar interesante para la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares, es el
hecho de poder contar con un portal de contratación autonómico como instrumento
para facilitar la interoperabilidad entre los usuarios, agilizar la tramitación,
dar mayor eficacia, eficiencia, participación y transparencia a la contratación pública autonómica.
La
transparencia se ha convertido en un parámetro fundamental de lo que debe de
ser la actuación de los entes del sector público. Forma, junto con la
participación y la responsabilidad, la esencia de la buena Gobernanza,
entendida como la forma de gestionar los asuntos públicos con el objetivo de
lograr un desarrollo económico, social e institucional duradero, promocionando
un sano equilibrio entre el Estado, la sociedad civil y el mercado.
En el marco normativo aparece la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de
Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico
las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/24/UE, 2014/25/UE y
2014/23/UE.
La
contratación pública es un punto estratégico de las políticas públicas,
enmarcado dentro de la Estrategia Europa 2020 que se configura como elemento
integrador del mercado interior, racionalizando el uso de los fondos públicos.
La
nueva Ley pretende lograr una mayor transparencia en la contratación pública y
conseguir una mejor relación calidad-precio, estableciendo como novedad un
nuevo procedimiento abierto simplificado, con el fin de agilizar la tramitación
de los expedientes en los contratos de
obras, suministro y servicios cuando se cumplan una serie de requisitos.
Aprovechando
esta circunstancia y otras novedades introducidas en la Ley antes mencionada y
teniendo en cuenta que la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas en su exposición de
motivos señala que la tramitación electrónica no puede ser una forma especial
de gestión de procedimientos si no que ha de constituir la actuación habitual
de las administraciones públicas, creemos de vital importancia contar con una
herramienta electrónica que nos permita tramitar todos los procedimientos de contratación
de la Comunidad Autónoma de forma ágil y que, a la vez, respecte los principios
de la contratación pública.
Objetivos
Aumentar la transparencia y publicidad en la contratación
pública de la comunidad autónoma de las Islas Baleares.
- Respetar los principios de igualdad de trato y no discriminación a los licitadores.
- Incrementar el uso de las herramientas electrónicas entre los participantes de las licitaciones públicas.
- La publicación de la normativa específica sobre contratación y de los informes y dictámenes de los órganos especializados en la materia.
- La elaboración de guías a disposición de los licitadores
- Dar una mayor satisfacción a los usuarios y licitadores.
- Reducir costes.
- Evitar la dispersión de los Perfiles de contratante.
Alcance
El producto final que se entregará al final del proyecto será
una herramienta informática que permita tramitar y publicar todos los trámites
de nuestros procedimientos de contratación, la herramienta tendrá distintos
enlaces de entrada:
Administración Licitadores
Central de Contratación Junta Consultiva UACS otras administraciones
En cuanto a la aplicación informática:
- En un primer momento el proveedor (una vez estudiado de forma detallada el proyecto a implantar) entregará un plan de trabajo con las fases de implantación del proyecto bien definidas y detalladas.
- Una primera aplicación en Pruebas para ver si se cumple con los objetivos marcados.
- Comprobada la aplicación en Pruebas, se ajustará la aplicación a las necesidades reales y requisitos técnicos dando lugar a una segunda aplicación informática.
- Finalmente, hechos los reajustes y comprobaciones necesarias el proveedor entregará la aplicación final a implantar que se aceptará si cumple los requisitos técnicos marcados.
En cuanto al plan de Formación para los nuevos usuarios de la
aplicación informática de contratación:
- El plan de formación a realizar será destinado a los que usarán la aplicación informática de contratación.
- Elaboración de una guía o material de formación.
- Se establecerán nuevos procedimientos de trabajo y se recordarán los que actualmente existen.
Recursos
Para poder llevar a cabo nuestro proyecto necesitamos contratar el diseño e implantación de la plataforma de contratación, así como el plan de formación para los usuarios de la misma que serán los funcionarios de las Unidades de Contratación Administrativa de las Consejerías y los funcionarios de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa de nuestra Dirección General, ya que éstos también van a tramitar electrónicamente a través de esta plataforma la emisión de informes y la resolución de recursos administrativos de su competencia.
Para ello en primer lugar deberemos elaborar el pliego de prescripciones técnicas que deberá reunir la plataforma, preparar la documentación administrativa (pliego de prescripciones administrativas particulares) y licitar el proyecto de la plataforma de contratación.
La empresa que diseñe el proyecto de la plataforma de contratación deberá poner a nuestro servicio un programador y dos analistas informáticos que trabajarán codo con codo con los responsables del proyecto de nuestra Dirección General, tanto para el desarrollo de la implantación como para la formación a impartir.
Costes
El precio de licitación del contrato se ha fijado en 30.000,00 más iva, incluye tanto el proyecto de la plataforma de contratación como la formación.
Tiempo
Una vez adjudicado el contrato el proyecto se desarrollará en varias fases:
1ª fase: 3 meses para el diseño de la plataforma.
2º fase: Implantación con una duración de 6 meses
Subfase 1. Implantación de la plataforma en fase de pruebas. En el desarrollo de esta fase deberá implantarse la plataforma en modo pruebas y realizar el plan de formación para el personal que debe usar la plataforma.
Subfase 2. Una vez formado el personal se implantará definitivamente la plataforma, si bien la Dirección General seguirá contando con el apoyo constante del programador y del analista informático.
La empresa que haya diseñado el proyecto pondrá, también a nuestra disposición un teléfono permanente para resolver dudas sobre el uso de la plataforma y que además proporcionará asesoramiento técnico online a los usuarios de la plataforma.
3ª fase. Mantenimiento de la plataforma. La plataforma es un sistema dinámico en constante transformación para incorporar a la tramitación de los procedimientos las novedades normativas que vayan surgiendo y que pueden modificar los procedimientos.
Cuando la plataforma de contratación esté completamente implantada y el personal debidamente formado seguirá siendo necesario el mantenimiento de la misma ya que este proyecto nace con vocación de permanencia e innovación en el ámbito de la contratación pública.
Especificaciones técnicas
La herramienta electrónica debe cumplir con los requisitos y parámetros de seguridad que considere oportunos la Dirección General de Tecnología y Comunicaciones. Deberá tener un portal de inicio con accesos independientes para los órganos de contratación (UACS), para la Junta Consultiva y para la Central de Contratación. El portal de entrada deberá tener también un acceso más restringido para los usuarios externos (licitadores, otras administraciones u organismos públicos etc.).
Limitaciones
Algunas limitaciones que pueden afectar al desarrollo del proyecto:
Es el hecho de que se dilate demasiado en el tiempo debido a los problemas y retrasos que puedan surgir durante la licitación.
También puede afectar los procedimientos de movilidad o situaciones administrativas del personal que se dan en las administraciones públicas (concursos de traslados, comisiones de servicios, excedencias, vacaciones, bajas por Incapacidad Temporal, …)
Que no sea suficiente el dinero previsto en la partida presupuestaria y deba buscarse más dotación presupuestaria o extrapresupuestaria.
Todas estas limitaciones pueden afectar a cualquier proyecto, no sólo a este.
Como especificaciones especiales es posible que cuando la plataforma este en periodo de pruebas veamos que hay ítems que deben ser cambiados porque no tienen la utilidad que se pensó en un principio o incluso introducir nuevos ítems.
Interesados
Internos:
El personal (empleados públicos/personal laboral) de nuestra Dirección General, así como los órganos directivos y mandos intermedios de nuestra Consejería
Externos:
Las Unidades de Contratación de las Consejerías de la Comunidad Autónoma.
Los usuarios externos de la plataforma: los licitadores, los solicitantes de informes, los solicitantes de consultas en materia de contratación, los solicitantes de información (Administración Local, Consejos Insulares, entes públicos, ...).
Organización del proyecto
Tendremos el patrocinador del proyecto que será el Director General de Contratación que impulsará y defenderá el proyecto.
Un director del proyecto: Jefa del Servicio de Contratación Administrativa que será el responsable del proyecto.
Contaremos con un coordinador del proyecto que organizará los aspectos internos (convocar a la comisión, realizar las comunicaciones, los informes pertinentes, seguimiento de la Comisión de Dirección,…)
Nuestro Director General ha designado una Comisión de Dirección del proyecto formada por: la secretaria de la junta consultiva de contratación administrativa, la secretaria de la Central de Contratación, la Jefa del Servicio de Contratación Administrativa, la Jefa del Servicio de Asuntos Generales y Gestión Económica, la Jefa del Servicio Jurídico y el Jefe de Servicio de Planificación Informática.
También contaremos con una Comisión de Seguimiento para comprobar en todo momento la evolución del proyecto.
Riesgos
iniciales
- El principal riesgo es la reticencia del personal, tanto propio como de las Consejerías de la Comunidad Autónoma que piensan erróneamente que el proyecto incrementará la carga de trabajo en lugar de reducirla.
- Otro riesgo asociado es el miedo a no poder cumplir con los plazos que nos hemos marcado y el recelo de los políticos a que podamos llevar a cabo nuestro proyecto.
- La falta de personal formado en la materia debido a los cambios legislativos y a la movilidad del personal.
- Disponibilidad suficiente por parte de los informáticos de nuestra Consejería.
Requisitos de aprobación del proyecto
El éxito del proyecto lo constituye la implantación del portal de contratación administrativa autonómico y el uso del mismo por todos los involucrados en la contratación administrativa dentro del ámbito autonómico. La implantación de la tramitación electrónica en todos los procedimientos de contratación autonómicos, además de contar con personal con altos conocimientos en el funcionamiento de la plataforma y de la tramitación electrónica. La publicidad y transparencia en todas las fases del procedimiento.
Por tanto, con la implantación de este proyecto se gana tiempo en la tramitación de todos los procedimientos, ya que el uso de la aplicación informática reduce los términos de notificación, se simplifica los trámites y se da un acceso fácil a los usuarios del portal de contratación.
- Responsable del Servicio Jurídico
- Responsable del Servicio de Contratación Administrativa
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